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「本質的な3つのポイント|説明が下手な人ほど、準備をナメている」
〜前回のつづき〜
●これで伝わる！わかってもらう為に必要な2つの事（つづき）
前回は
『聞き手のスタンス』の重要性について
お伝えしました。
今回はもう一つの
大切な要素について
お話しします。
それが――
『話し手としてのスキル』
です。
どれだけ良い内容でも
説明そのものがわかりにくければ
当然ながら相手には伝わりません。
説明そのものがわかりやすければ
当然話は伝わりやすいんですね。
『説明力』を高めるための本は
書店に行けば軽く20〜30冊は
見つかりますよね。
・話し方
・プレゼン術
・伝え方の技術
……ジャンルもさまざまです。
それらの本に共通して書かれている
“本質的な3つのポイント”を
紹介します。
ポイント（1）限界まで準備する
『説明が苦手なんです』と言いながら
ぶっつけ本番で話していませんか？
話し始める前に
最低限やっておきたい
準備があります。
・話す内容を整理する
・話す順番を整理する
・必要な資料を整える
・リハーサルをしてみる
こうした準備は
やはり欠かせません。
準備をすることで
説明する内容が
頭の中にしっかり入ります。
だからこそ
スムーズに言葉が出てくるのです。
逆に準備がないと
途中で詰まってしまう。
話しながら
迷子になってしまうのは
当然なんですね。
（出典：Wikipedia）
プレゼンの達人と言われた
アップルのスティーブ・ジョブズでさえも
商品のプレゼンをする際には
数週間前から準備を始めて
↓
5分間のデモの為に数百時間を費やし
↓
リハーサルに丸２日かけてた
と言われています。
説明が上手な人の
『マジックの種明かし』は
とてもシンプルです。
特別な才能ではなく
単に準備量が圧倒的に多いだけ。
やっている量が違うのです。
ポイント（2）明るくはっきりと話す
『明るく元気に話しましょう』と聞くと
小学生の挨拶指導のように
感じるかもしれません。
でもこれは
本当に重要です。
元気は大事です。
説明が苦手だと思っていると
.
・下を向く
・声が小さくなる
・口ごもる
.
こうなりがちです。
しかしこれをやると
・聞き手はイライラする
・話し手自身も混乱する
という悪循環が起きます。
声のトーンが
少し明るくなるだけで
印象は大きく変わります。
相手の『続きを聞こう』という
モチベーションも変わります。
内容以前に
『届け方』はとても大事なのです。
だからこそ
『明るくはっきりと話す』
これは基本であり
最強のテクニックです。
ポイント（3）目的を明確にする
説明が苦手な人に多いのが
話してるうちに
自分が何のために話してるのか
わからなくなってしまう人が
多いんですね。
例えば
上司に話すとき。
・ただ共有したいだけなのか
・GOサインがほしいのか
・何かを選択してほしいのか
『会話の目的』を
はっきりさせておくことが重要です。
むしろ
最初に宣言してしまっても
いいくらいです。
例えば
「◯◯部長！
今日は◯◯の事について説明します！」
とか
「話を聞いて問題無ければ
AプランでOKと言ってください！」
とか。
こう切り出すと相手は
「なるほど
可否を判断すればいいんだな」
と理解できます。
それだけで
話は驚くほど整理されます。
目的が明確だと
聞き手は圧倒的に
話を聞きやすくなるのです。
なので
『聞き手のスタンス』
『話し手としてのスキル』
この２つが
非常に大事になってきます。
〜〜〜つづく〜〜〜
Special Thanks college president Ryo.
●おまけ
≪≪perplexityちゃんによる文章まとめ≫≫
どんなに優れた内容でも、説明が分かりにくければ相手には伝わりません。
伝える力を高めるには、まず「準備」が欠かせません。話す内容や順番、資料を整理し、リハーサルを行うことで言葉が自然に出てきます。スティーブ・ジョブズでさえ短いプレゼンのために徹底的に準備していたといいます。
次に大切なのは「明るくはっきり話す」こと。声が小さく元気がないと聞き手は集中できませんが、少し明るい声で話すだけで印象が大きく変わります。
そして「目的を明確にする」こと。話のゴールを自分でも聞き手でも理解できていないと、説明は迷走します。「何を伝えたいか」「何を判断してほしいか」を最初に明示すると、会話がぐっとスムーズになります。
Citations:
[1]https://conlabo.jp/stevejobs-presentation-556/
[2]https://president.jp/articles/-/24334?page=4
[3]https://showcase.mitene.jp/presentation/jobs-speach
[4]https://schoo.jp/biz/column/1382
[5]https://kaishain-yakudatsu.com/explanatory-power/
≪≪Chat-GPTくんによる英訳≫≫
～Continued from the previous post ～
Two Things You Need to Be Understood (Part 2)
Last time, I talked about the importance of “the listener’s mindset.”
Today, I’d like to discuss the other essential element.
That is—
The speaker’s skill.
No matter how good the content is, if the explanation itself is unclear, it simply won’t get through.
On the other hand, if the explanation is clear, the message naturally becomes easier to understand.
If you go to a bookstore, you’ll easily find 20 or 30 books on how to improve your ability to explain:
How to speak effectively
Presentation skills
Communication techniques
…there are many different genres.
Among all these books, there are three essential points they consistently share. Let me introduce them.
—
Point 1: Prepare to the Limit
Do you ever say, “I’m not good at explaining,” and then speak off the cuff without preparation?
Before you start talking, there are some minimum preparations you should make:
Organize what you want to say
Decide the order in which you’ll say it
Prepare any necessary materials
Rehearse
These preparations are indispensable.
When you prepare thoroughly, the content settles firmly in your mind.
That’s why the words come out smoothly.
Without preparation, you’re likely to get stuck midway.
It’s only natural to lose your way while talking if you haven’t prepared.
(Source: Wikipedia)
Even Steve Jobs of Apple—often called a master presenter—reportedly:
Began preparing weeks in advance
Spent hundreds of hours on a five-minute demo
Devoted two full days just to rehearsal
The “magic behind the magic” of great communicators is actually simple.
It’s not special talent.
They simply put in an overwhelming amount of preparation.
The volume of effort is different.
—
Point 2: Speak Brightly and Clearly
When you hear “Speak brightly and energetically,” it may sound like something a teacher tells elementary school students.
But it truly is important.
Energy matters.
If you believe you’re not good at explaining, you may tend to:
Look down
Speak in a small voice
Mumbling
However, doing this creates a negative cycle:
The listener becomes irritated
The speaker becomes more confused
Even slightly brightening your tone of voice can dramatically change the impression you give.
It also changes the listener’s motivation to keep listening.
Before the content itself, how you deliver it matters greatly.
That’s why
“Speak brightly and clearly”
is both a fundamental principle and a powerful technique.
—
Point 3: Clarify Your Purpose
Many people who struggle with explaining tend to lose sight of why they are speaking in the first place.
For example, when talking to your boss:
Are you simply sharing information?
Do you want approval?
Do you want them to make a decision?
It’s important to clarify the purpose of the conversation in advance.
In fact, you might as well declare it at the beginning.
For example:
“Director ○○, today I’d like to explain ○○.”
Or:
“If there are no issues after hearing this, please approve Plan A.”
When you open this way, the listener understands:
“I see. I just need to decide whether to approve this or not.”
That alone dramatically organizes the conversation.
When the purpose is clear, it becomes overwhelmingly easier for the listener to follow.
—
Therefore,
The listener’s mindset
and
The speaker’s skill
These two elements are absolutely essential for communication to truly get through.
Special Thanks OpenAI and Perplexity AI, Inc
